etwas schriftlich haben — to have something in writing.
Das hätte ich gern schriftlich. — I would like that in writing.
zu Protokoll geben — to put on record.
aktenkundig — on file, a matter of record.
etwas zu den Akten legen — to put something in the files. Duden: etwas als erledigt betrachten, to consider something settled.
Brief und Siegel geben — to give letter and seal. To guarantee.
lückenlos dokumentiert — documented without gaps.