Ihr Ansprechpartner — your contact person, often printed with a name and direct line
der zuständige Sachbearbeiter — the caseworker responsible
Ich verbinde Sie mit dem zuständigen Kollegen. — I will put you through to the colleague responsible.
Dafür ist eine andere Abteilung zuständig. — Another department is responsible for that.
Unser Zeichen — our reference. German business letters print it in a block beside the address, with Ihr Zeichen, your reference, and the name and phone number of the person handling the matter. A reply that quotes it reaches the same desk.