Deutscher Ansatz
In Deutschland wird selten nachgehakt. Ist eine Abmachung zustande gekommen, wird es von keiner Partei für nötig befunden, die Partner zu kontaktieren, um den aktuellen Status zu erfragen. Man geht ganz selbstverständlich davon aus, dass eine Abmachung eingehalten wird.
Das Nachhaken wird als ein Anzeichen für mangelndes Vertrauen gedeutet, zuweilen gar als Kontrolle. Eine Abmahnung behält stets den Prioritätsgrad, der ihr zugeschrieben wurde, als sie getroffen wurde. In der Regel dürfte es keinen Anlass geben, die Bedeutung einer Abmachung erneut klären oder unterstreichen zu wollen.
Amerikanischer Ansatz
Im amerikanischen Kontext, wo Menschen viele und viele Arten von Vereinbarungen treffen, ist Nachhaken nicht nur üblich, es ist notwendig. Nachhaken bietet die Möglichkeit, dass man ein gleiches Verständnis vom Status und Wichtigkeit einer Vereinbarung behält.
Sämtliche Parteien einer Vereinbarung erwarten nicht nur regelmäßige Rückmeldungen, in vielen Fällen legen sie bereits zu Beginn Termine fest, an denen Rückmeldung gegeben werden soll.
Deutsche Sicht
Zu häufiges Nachhaken kann als Misstrauen oder übermäßige Kontrolle interpretiert werden. Deutsche werden sich fragen:
„Denken die, dass wir unsere Vereinbarungen vergessen haben? Unterstellen die uns, dass wir nicht zuverlässig sind?“ Darauf werden sie mit Unwohlsein, Irritation und Ungeduld reagieren, sogar mit Groll.
Amerikanische Sicht
Wenn keine Rückmeldungen (follow up) erfolgen, bekommt die amerikanische Seite den Eindruck, dass sich die Priorität der Vereinbarung verändert hat. Die Gefahr einer solchen Annahme ist offensichtlich.
Die deutsche Kollegin sah keinen Grund nachzuhaken. Sie erwartet die Arbeitsergebnisse aus den USA. Die amerikanische Kollegin nimmt das Gegenteil an. Die Abmachung ist entweder nicht mir gültig bzw hat eine viel niedrigere Priorität.
Vorschläge an Deutsche
Haken Sie häufiger nach. Ihre amerikanischen Kollegen fassen dies nicht als Misstrauen oder Kontrolle auf, sondern als Ausdruck von Kooperation und Teamwork. Nachhaken hilft Ihnen, besser zu verstehen, wie die Abmachung in Ihren und deren Arbeitskontext passt.
Diese Kommunikation wird helfen, auf sich verändernde Rahmenbedingungen schnell reagieren zu können. Erklären Sie gleichzeitig Ihren amerikanischen Kollegen, wann und in welcher Form Nachhaken im deutschen Kontext angemessen ist. Vereinbaren Sie die nötige Frequenz von follow up.
Vorschläge an Amerikaner
Erklären Sie Ihren deutschen Kollegen so früh wie möglich die Funktion von Nachhaken (follow up) im amerikanischen Arbeitskontext. Machen Sie sie darauf aufmerksam, dass Sie es für notwendig halten, über den Status verschiedener Abmachungen auf dem Laufenden gehalten zu werden.
Fragen Sie den Kollegen, wann und in welcher Weise (Telefon, Email, persönliches Treffen) ein regelmäßiger Austausch über die Abmachung ratsam ist. Versuchen Sie gleichzeitig, Ihr Nachhaken um die Hälfte zu reduzieren.
